Bureaucratie

De Wiki Ouvre-boîte
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Cette page décrit les règles sur lesquelles s'accordent l'ensemble des membres actifs de l'association dans le but de maximiser l'efficacité du traitement des dossiers :

  • optimiser le partage d'information
  • garantir le consensus des membres sur les décisions et les actions de l'association
  • réduire le risque d'erreurs

Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.


Demandes d'adhésions[modifier]

Les demandes d'adhésions sont présentées sur le channel adhésions. Les membres disposent d'un délai minimal de 48h pour exprimer leur avis. Les avis exprimés sont effacés à l'issue du vote.

A l'issue du délai, un avis est présenté au Conseil d'Administration, positif si et seulement si la demande d'adhésion ne rencontre aucune opposition.

Conformément aux statuts, le Conseil d'Administration est libre de se conformer à l'avis ou non. L'avis est accepté si aucun membre du Conseil d'Administration n'a manifesté son opposition lors du délai mentionné précédemment.

En cas de demande d'adhésion acceptée, l'adresse mail du nouveau membre est ajoutée à la liste "membres (at) ouvre-boite.org".

Prises de décisions[modifier]

Les décisions se prennent à l'unanimité des membres s'étant exprimés, lorsque c'est possible.

Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.


Tenue des réunions[modifier]

Les réunions sont annoncées par mail un mois l'avance à l'ensemble des membres.

Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement. Les nouveaux sujets sont ajoutés à la fin de l'ordre du jour.

La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.

Le reste de la réunion est consacré à l'examen des sujets présents à l'ordre du jour.

Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le chat, par mail ou par pad.

Comment renseigner un dossier[modifier]

Carte trello[modifier]

Lorsqu'un dossier commence a être envisagé, une carte est crée sur le trello dans la colonne "Idées".

Cette carte trello contiendra une copie des échanges passés, la date d'envoi de chaque échange et l'éventuelle échéance en cours.

La carte trello contient dans son entête le lien vers la page wiki et le fil de discussion.

Le rôle du trello est d'évaluer aisément l'état d'avancement de l'ensemble des dossiers en cours et de ne rater aucune échéance.

Page wiki[modifier]

Le dossier peut faire l'objet d'une page wiki dédiée, qui contient tout élément utile à la procédure d'ouverture :

  • documentation sur le sujet
  • description des acteurs concernés
  • écueils ou obstacles
  • contexte juridique
  • ...

Les Sources d'information utiles pour instruire un dossier font l'objet d'une page spécifique.

Une page wiki contient un lien vers le fil de discussion correspondant s'il existe.

Le rôle de la page wiki est de permettre le partage des informations.

Fil de discussion[modifier]

Le fil de discussion sur le forum est le lieu de discussion des demandes préparées par l'association.

Le fil de discussion contient un lien vers la page wiki correspondante.

Le rôle du fil de discussion est de garantir le consensus des membres pour chaque action initiée par l'association.

Communication[modifier]

Envoyer un mail[modifier]

Tout mail doit être envoyé avec l'adresse "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org".

La liste "membres (at) ouvre-boite.org" doit être mise en copie.

Avant l'envoi d'un mail (ou l'envoi d'une demande par un téléservice), un brouillon doit être laissée visible un délai minimum d'un jour sur le fil de discussion (ou éventuellement sur le chat). Ce délai s'avère nécessaire pour éviter les erreurs.


Archivage des mails[modifier]

Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.

Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.

Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.

Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.

Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.

Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.

Le dossier "Sent" doit être vide.


Faire une demande[modifier]

Modèle[modifier]

La demande doit être concise mais être précise sur le document demandé.

Justifier du droit d'accéder au document n'est pas recommandé, c'est le rôle de la CADA de se prononcer sur ce terrain si l'administration oppose un refus.

Attention à être clair si la demande concerne la communication, la publication en ligne, les frais de mise à disposition ou les conditions de réutilisation (cf Juridique).

La demande n'a pas besoin d'indiquer le nom d'une personne physique.

À l'attention de XXX, PRADA de XXX et de XXX, Directeur de XXX

Objet : demande de publication de XXX

Madame XXX, Monsieur XXX,

Nous vous prions de bien vouloir publier en ligne, dans les conditions fixées par le code des relations entre le public et l'administration, XXX.

A défaut de réponse dans le délai d'un mois prévu par la loi, nous nous verrons obligés de nous tourner vers la Commission d'Accès aux Documents Administratifs.

Nous vous prions d'agréer l'expression de nos salutations distinguées,


L'association Ouvre-boîte

RNA W751238177

https://ouvre-boite.org

Canal utilisé[modifier]

Lorsqu'un "téléservice" permet de contacter l'administration, c'est la seule voie électronique à utiliser pour que la saisine soit régulière. Dans ce cas, la demande doit être archivée avec sa date sur le fil de discussion ou sur le trello, éventuellement par des captures d'écran.

Sinon, la demande peut être envoyée par mail.

Destinataires d'un mail[modifier]

Envoyer la demande au PRADA de l'administration concernée ainsi que le directeur de l'administration (ou son chef de cabinet...).

Le nom de la PRADA s'obtient par le formulaire des PRADA sur le site de la CADA.

Le nom du directeur est publié sur l'annuaire de l'administration.

NB : les adresses mail sont souvent "prenom.nom@domaine.gouv.fr" où "domaine" peut souvent se deviner.

A noter que l'administration est tenue de transmettre toute demande envoyée au mauvais destinataire (et le non respect de cette obligation n'empêche pas de saisir la CADA par la suite).


Saisir la CADA[modifier]

La demande doit indiquer le nom d'une personne physique.

Modèle[modifier]

Monsieur le Président,

J'ai l'honneur de saisir votre Commission d'une demande d'avis sur le refus (implicite) opposé par la direction XXX à notre demande de publication en ligne de XXX.

Vous trouverez plus bas la copie de notre demande de communication de document restée sans réponse pendant plus d'un mois.

Dans l'attente de l'avis de votre Commission, je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l'assurance de ma considération distinguée.


M. XXX

pour l'association Ouvre-boîte

RNA W751238177

https://ouvre-boite.org

23 rue Greneta


Faire un recours au Conseil d'Etat[modifier]

S'inspirer (par exemple), du recours envoyé par Regards Citoyens.

Le mémoire doit être accompagné d'une délibération de l'assemblée générale (sauf disposition dans les statuts autorisant le Conseil d'Administration à prendre cette décision) pour agir en justice et d'un mandat accordé à une personne physique pour représenter l'association.