Bureaucratie

De Wiki Ouvre-boîte
Aller à : navigation, rechercher

Cette page décrit les règles sur lesquelles s'accordent l'ensemble des membres actifs de l'association dans le but de maximiser l'efficacité du traitement des dossiers :

  • optimiser le partage d'information
  • garantir le consensus des membres sur les décisions et les actions de l'association
  • réduire le risque d'erreurs

Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.

Demandes d'adhésions[modifier]

Les demandes d'adhésions sont présentées sur le channel adhésions. Les membres disposent d'un délai minimal de 48h pour exprimer leur avis. Les avis exprimés sont effacés à l'issue du vote.

A l'issue du délai, un avis est présenté au Conseil d'Administration, positif si et seulement si la demande d'adhésion ne rencontre aucune opposition.

Conformément aux statuts, le Conseil d'Administration est libre de se conformer à l'avis ou non. L'avis est accepté si aucun membre du Conseil d'Administration n'a manifesté son opposition lors du délai mentionné précédemment.

En cas de demande d'adhésion acceptée, l'adresse mail du nouveau membre est ajoutée à la liste "membres (at) ouvre-boite.org".

Prises de décisions[modifier]

Les décisions se prennent à l'unanimité des membres s'étant exprimés, lorsque c'est possible.

Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.

Tenue des réunions[modifier]

Les réunions sont annoncées par mail un mois l'avance à l'ensemble des membres.

Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement. Les nouveaux sujets sont ajoutés à la fin de l'ordre du jour.

La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.

Le reste de la réunion est consacré à l'examen des sujets présents à l'ordre du jour.

Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le chat, par mail ou par pad.

Déroulement d'une demande[modifier]

Cette partie décrit comment procéder à une demande au nom de l'association.

Création d'une carte trello[modifier]

Lorsqu'une idée de demande est proposée, une carte trello est créée dans la colonne "Action requise" (si quelqu'un veut instruire la demande) ou "Stand-by" (si personne ne souhaite instruire la demande pour le moment).

Cette carte trello fera référence pour la chronologie de la procédure et l'ensemble des messages échangés. Surtout, la date de la prochaine échéance est constamment renseignée sur la carte trello (fonction "Due date").

Création d'un article sur le wiki[modifier]

Lorsqu'un sujet est complexe, un article wiki permet de partager les informations nécessaires au déroulement de la demande : textes normatifs, documents, échanges passés...

Les articles sur les demandes en cours sont regroupées dans la catégorie "données". Pour cela, il faut rajouter la ligne suivante à la fin de l'article :

[[Catégorie:Données]]

Création d'un fil de discussion sur le forum[modifier]

Le fil de discussion sur le forum sert à préparer les messages envoyés par l'association.

La carte trello, l'article wiki et le fil de discussion se référencent mutuellement :

  • dans l'entête de la carte trello
  • dans le chapô de l'article wiki
  • dans le premier message du fil de discussion

Instruction de la demande[modifier]

L'étape la plus chronophage consiste à préparer une demande efficace et précise. Voir l'article détaillé sur la préparation d'une demande .

Le brouillon de la demande doit être visible de préférence une semaine (au minimum une journée) sur le forum pour permettre à chacun de faire des remarques. La carte trello est déplacée dans la colonne "Relecture pendant ce temps".

Envoyer la demande initiale[modifier]

En cas d'envoi de la demande par mail, la demande est envoyé depuis l'adresse de l'association "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org" avec la liste "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.

Après avoir envoyé la demande, la carte trello rejoint la colonne "En attente d'accusé", jusqu'à ce que l'administration ait produit un accusé d'enregistrement électronique ou un accusé de réception. Dans ce cas, la carte passe à la colonne "En attente de l'administration".

Si elle ne renvoie jamais d'accusé, il faudra le mentionner dans la saisine CADA.

Une nouveau dossier est créé dans la boite mail pour conserver cet accusé et tout mail échangé ultérieurement.

Saisine de la CADA[modifier]

En cas de refus, ou lorsque le délai d'un mois est écoulé, la carte trello passe dans la colonne "Action requise". Une saisine de la CADA est préparée sur le forum. Voir l'article sur la saisine de la CADA.

Le mail est adressé à l'adresse "cada (at) cada.fr" avec la mailing list "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.

La carte trello passe à la colonne "En attente de la CADA", il faut copier/coller l'email anonymisé envoyé à la CADA.

Recours devant le tribunal administratif[modifier]

D'après les statuts de l'association, le pouvoir de représenter l'association pour un recours peut être donné par décision du conseil d'administration. Les statuts et cette décision doivent être joints au mémoire introductif d'instance.

Après l'envoi du mémoire introductif d'instance, la carte trello passe à la colonne "Recours au tribunal administratif". Les identifiants de suivi sur Sagace sont partagés sur le chat de l'association.

Utilisation des mails[modifier]

  • Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.
  • Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.
  • Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.
  • Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.
  • Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.
  • Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.
  • Le dossier "Sent" doit être vide.

L'accès aux mails est soumis aux règles suivantes :

  • La communication du mot de passe se décide en réunion mensuelle et figure au compte-rendu.
  • Le mot de passe est changé tous les 6 mois.
  • Pour réduire les risques de piratage, les membres utilisent le webmail de gandi. (Sauf Hérisson qui utilise Thunderbird sur un nombre limité de postes.)

Trello[modifier]

Une carte de la colonne "Action requise" qui n'est pas modifiée pendant un mois passe dans la colonne "Stand-by".

Publicité des procédures[modifier]

Afin de permettre à d'autres personnes de se baser sur nos demandes CADA, les échanges sont publiés :

  • les demandes initiales, les mails envoyés ou reçus et les saisines CADA sont copiés dans la carte trello du dossier correspondant
  • les avis CADA reçus et les mémoires (introductif d'instance, en défense, complémentaires) sont déposés sur le forum

Seuls les identifiants de connexion à Sagace sont accessibles uniquement aux membres, sur le chat. Les noms des membres de l'association sont retirés des échanges.