Bureaucratie

De Wiki Ouvre-boîte
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Cette page décrit les règles sur lesquelles s'accordent l'ensemble des membres actifs de l'association dans le but de maximiser l'efficacité du traitement des dossiers :

  • optimiser le partage d'information
  • garantir le consensus des membres sur les décisions et les actions de l'association
  • réduire le risque d'erreurs

Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.

Demandes d'adhésions

Les demandes d'adhésions sont présentées sur le channel adhésions. Les membres disposent d'un délai minimal de 48h pour exprimer leur avis. Les avis exprimés sont effacés à l'issue du vote.

A l'issue du délai, un avis est présenté au Conseil d'Administration, positif si et seulement si la demande d'adhésion ne rencontre aucune opposition.

Conformément aux statuts, le Conseil d'Administration est libre de se conformer à l'avis ou non. L'avis est accepté si aucun membre du Conseil d'Administration n'a manifesté son opposition lors du délai mentionné précédemment.

En cas de demande d'adhésion acceptée, l'adresse mail du nouveau membre est ajoutée à la liste "membres (at) ouvre-boite.org".

Prises de décisions

Les décisions se prennent à l'unanimité des membres s'étant exprimés, lorsque c'est possible.

Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.

Tenue des réunions

Les réunions sont annoncées par mail un mois l'avance à l'ensemble des membres.

Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement. Les nouveaux sujets sont ajoutés à la fin de l'ordre du jour.

La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.

Le reste de la réunion est consacré à l'examen des sujets présents à l'ordre du jour.

Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le chat, par mail ou par pad.

Déroulement d'une demande

Cette partie décrit comment procéder à une demande au nom de l'association.

Création d'une carte trello

Lorsqu'une idée de demande est proposée, une carte trello est créée dans la colonne "Action requise" (si quelqu'un veut instruire la demande) ou "Stand-by" (si personne ne souhaite instruire la demande pour le moment).

Cette carte trello fera référence pour la chronologie de la procédure et l'ensemble des messages échangés. Surtout, la date de la prochaine échéance est constamment renseignée sur la carte trello (fonction "Due date").

Article sur le wiki

Lorsqu'un sujet est complexe, un article wiki permet de partager les informations nécessaires au déroulement de la demande : textes normatifs, documents, échanges passés...

Les articles sur les demandes en cours sont regroupées dans la catégorie "données". Pour cela, il faut rajouter la ligne suivante à la fin de l'article :

[[Catégorie:Données]]

Fil de discussion sur le forum

Le fil de discussion sur le forum sert à préparer les messages envoyés par l'association.

La carte trello, l'article wiki et le fil de discussion se référencent mutuellement :

  • dans l'entête de la carte trello
  • dans le chapô de l'article wiki
  • dans le premier message du fil de discussion

Un brouillon doit être visible de préférence une semaine (au minimum une journée) sur le forum pour permettre à chacun de faire des remarques.

Communication

Envoyer un mail

Tout mail doit être envoyé avec l'adresse "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org".

La liste "membres (at) ouvre-boite.org" doit être mise en copie.

Avant l'envoi d'un mail (ou l'envoi d'une demande par un téléservice), un brouillon doit être laissée visible un délai minimum d'un jour sur le fil de discussion (ou éventuellement sur le chat). Ce délai s'avère nécessaire pour éviter les erreurs.

Archivage des mails

Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.

Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.

Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.

Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.

Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.

Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.

Le dossier "Sent" doit être vide.

Faire une demande

Modèle

La demande doit être concise mais être précise sur le document demandé.

Justifier du droit d'accéder au document n'est pas recommandé, c'est le rôle de la CADA de se prononcer sur ce terrain si l'administration oppose un refus.

Attention à être clair si la demande concerne la communication, la publication en ligne, les frais de mise à disposition ou les conditions de réutilisation (cf Juridique).

La demande n'a pas besoin d'indiquer le nom d'une personne physique.

À l'attention de XXX, PRADA de XXX et de XXX, Directeur de XXX

Objet : demande de publication de XXX

Madame XXX, Monsieur XXX,

Nous vous prions de bien vouloir publier en ligne, dans les conditions fixées par le code des relations entre le public et l'administration, XXX.

A défaut de réponse dans le délai d'un mois prévu par la loi, nous nous verrons obligés de nous tourner vers la Commission d'Accès aux Documents Administratifs.

Nous vous prions d'agréer l'expression de nos salutations distinguées,


L'association Ouvre-boîte

RNA W751238177

https://ouvre-boite.org

Canal utilisé

Lorsqu'un "téléservice" permet de contacter l'administration, c'est la seule voie électronique à utiliser pour que la saisine soit régulière. Dans ce cas, la demande doit être archivée avec sa date sur le fil de discussion ou sur le trello, éventuellement par des captures d'écran.

Sinon, la demande peut être envoyée par mail.

Destinataires d'un mail

Envoyer la demande au PRADA de l'administration concernée ainsi que le directeur de l'administration (ou son chef de cabinet...).

Le nom de la PRADA s'obtient par le formulaire des PRADA sur le site de la CADA.

Le nom du directeur est publié sur l'annuaire de l'administration.

NB : les adresses mail sont souvent "prenom.nom@domaine.gouv.fr" où "domaine" peut souvent se deviner.

A noter que l'administration est tenue de transmettre toute demande envoyée au mauvais destinataire (et le non respect de cette obligation n'empêche pas de saisir la CADA par la suite).

Saisir la CADA

La demande doit indiquer le nom d'une personne physique.

Modèle

Monsieur le Président,

J'ai l'honneur de saisir votre Commission d'une demande d'avis sur le refus (implicite) opposé par la direction XXX à notre demande de publication en ligne de XXX.

Vous trouverez plus bas la copie de notre demande de communication de document restée sans réponse pendant plus d'un mois.

Dans l'attente de l'avis de votre Commission, je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l'assurance de ma considération distinguée.


M. XXX

pour l'association Ouvre-boîte

RNA W751238177

https://ouvre-boite.org

23 rue Greneta

Faire un recours au Conseil d'Etat

S'inspirer (par exemple), du recours envoyé par Regards Citoyens.

Le mémoire doit être accompagné d'une délibération de l'assemblée générale (sauf disposition dans les statuts autorisant le Conseil d'Administration à prendre cette décision) pour agir en justice et d'un mandat accordé à une personne physique pour représenter l'association.