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Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.
 
Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.
 
  
 
= Demandes d'adhésions =
 
= Demandes d'adhésions =
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Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.
 
Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.
 
  
 
= Tenue des réunions =
 
= Tenue des réunions =
  
Les réunions sont annoncées par mail au moins aux membres étant inscrits sur le [https://chat.ouvre-boite.org/ chat], par le mailer de rocket-chat.
+
Les réunions sont annoncées par mail un mois l'avance à l'ensemble des membres.
  
Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement.
+
Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement. Les nouveaux sujets sont ajoutés à la fin de l'ordre du jour.
  
 
La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.
 
La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.
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Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le [https://chat.ouvre-boite.org/ chat], par mail ou par pad.
 
Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le [https://chat.ouvre-boite.org/ chat], par mail ou par pad.
  
 +
= Déroulement d'une demande =
  
= Comment renseigner un dossier =
+
Cette partie décrit comment procéder à une demande au nom de l'association.
 
 
== Page wiki ==
 
 
 
Lorsqu'un dossier commence a être envisagé, il est rajouté à la partie "Idées" du [https://wiki.ouvre-boite.org/index.php?title=Registre_collaboratif Registre collaboratif].
 
 
 
Le dossier peut faire l'objet d'une page wiki dédiée, qui contient tout élément utile à la procédure d'ouverture :
 
* documentation sur le sujet
 
* description des acteurs concernés
 
* écueils ou obstacles
 
* contexte juridique
 
* ...
 
 
 
Une page wiki contient un lien vers le fil de discussion correspondant s'il existe.
 
 
 
Le rôle de la page wiki est de permettre le partage des informations.
 
 
 
== Fil de discussion ==
 
 
 
Le fil de discussion sur le [https://forum.ouvre-boite.org forum] est le lieu de discussion des demandes préparées par l'association.
 
 
 
Le fil de discussion contient un lien vers la page wiki correspondante.
 
 
 
Le rôle du fil de discussion est de garantir le consensus des membres pour chaque action initiée par l'association.
 
 
 
== Carte trello ==
 
 
 
La carte trello contient une copie des échanges passés, la date d'envoi de chaque échange et l'éventuelle échéance en cours.
 
 
 
Une carte trello contient en son entête le lien vers la page wiki et le fil de discussion.
 
 
 
Le rôle du trello est d'évaluer aisément l'état d'avancement de l'ensemble des dossiers en cours et de ne rater aucune échéance.
 
 
 
 
 
= Communication =
 
 
 
== Envoyer un mail ==
 
 
 
Tout mail doit être envoyé avec l'adresse "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org".
 
 
 
La liste "membres (at) ouvre-boite.org" doit être mise en copie.
 
 
 
Avant l'envoi d'un mail (ou l'envoi d'une demande par un téléservice), un brouillon doit être laissée visible un délai minimum d'un jour sur le fil de discussion (ou éventuellement sur le chat). Ce délai s'avère nécessaire pour éviter les erreurs.
 
 
 
 
 
== Archivage des mails ==
 
 
 
Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.
 
 
 
Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.
 
 
 
Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.
 
 
 
Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.
 
 
 
Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.
 
 
 
Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.
 
 
 
Le dossier "Sent" doit être vide.
 
 
 
 
 
= Faire une demande =
 
 
 
== Modèle ==
 
 
 
La demande doit être concise mais être précise sur le document demandé.
 
 
 
Justifier du droit d'accéder au document n'est pas recommandé, c'est le rôle de la CADA de se prononcer sur ce terrain si l'administration oppose un refus.
 
 
 
La demande n'a pas besoin d'indiquer le nom d'une personne physique.
 
 
 
<blockquote>
 
À l'attention de XXX, PRADA de XXX et de XXX, Directeur de XXX
 
 
 
Objet : demande de publication de XXX
 
 
 
Madame XXX, Monsieur XXX,
 
  
Nous vous prions de bien vouloir publier en ligne, dans les conditions fixées par le code des relations entre le public et l'administration, XXX.
+
== Création d'une carte trello  ==
  
Nous vous prions d'agréer l'expression de nos salutations distinguées,
+
Lorsqu'une idée de demande est proposée, une carte [https://trello.com/b/xXuEziaf/saisines trello] est créée dans la colonne "Action requise" (si quelqu'un veut instruire la demande) ou "Stand-by" (si personne ne souhaite instruire la demande pour le moment).
  
 +
Cette carte trello fera référence pour la chronologie de la procédure et l'ensemble des messages échangés. Surtout, la date de la prochaine échéance est constamment renseignée sur la carte trello (fonction "Due date").
  
L'association Ouvre-boîte
+
== Création d'un article sur le wiki ==
  
RNA W751238177
+
Lorsqu'un sujet est complexe, un article wiki permet de partager les informations nécessaires au déroulement de la demande : textes normatifs, documents, échanges passés...
  
https://ouvre-boite.org
+
Les articles sur les demandes en cours sont regroupées dans la [https://wiki.ouvre-boite.org/index.php?title=Cat%C3%A9gorie:Donn%C3%A9es catégorie "données"]. Pour cela, il faut rajouter la ligne suivante à la fin de l'article :
</blockquote>
+
<pre>[[Catégorie:Données]]</pre>
  
 +
== Création d'un fil de discussion sur le forum ==
  
== Canal utilisé ==
+
Le fil de discussion sur le [https://forum.ouvre-boite.org/ forum] sert à préparer les messages envoyés par l'association.
  
Lorsqu'un "téléservice" permet de contacter l'administration, c'est la voie à privilégier. En effet, c'est ce que prescrit le CRPA, et l'administration a de grandes chances de prendre en compte la demande. Dans ce cas, la demande doit être archivée avec sa date sur le fil de discussion ou sur le trello, éventuellement par des captures d'écran.
+
La carte trello, l'article wiki et le fil de discussion se référencent mutuellement :
 +
* dans l'entête de la carte trello
 +
* dans le chapô de l'article wiki
 +
* dans le premier message du fil de discussion
  
Sinon, la demande peut être envoyée par mail.
+
== Instruction de la demande ==
  
 +
L'étape la plus chronophage consiste à préparer une demande efficace et précise. Voir l'article détaillé sur la [[Processus_de_demande#Demande_.C3.A0_l.27administration|préparation d'une demande]] .
  
== Destinataires d'un mail ==
+
Le brouillon de la demande doit être visible de préférence une semaine (au minimum une journée) sur le forum pour permettre à chacun de faire des remarques. La carte trello est déplacée dans la colonne "Relecture pendant ce temps".
  
Envoyer la demande au PRADA de l'administration concernée ainsi que le directeur de l'administration (ou son chef de cabinet...).
+
== Envoyer la demande initiale ==
  
Le nom de la PRADA s'obtient par le formulaire des PRADA sur le site de la CADA.
+
En cas d'envoi de la demande par mail, la demande est envoyé depuis l'adresse de l'association "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org" avec la liste "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.
  
Le nom du directeur est publié sur l'annuaire de l'administration.
+
Après avoir envoyé la demande, la carte trello rejoint la colonne "En attente d'accusé", jusqu'à ce que l'administration ait produit un accusé d'enregistrement électronique ou un accusé de réception. Dans ce cas, la carte passe à la colonne "En attente de l'administration".
  
NB : les adresses mail sont souvent "prenom.nom@domaine.gouv.fr" où "domaine" peut souvent se deviner.
+
Si elle ne renvoie jamais d'accusé, il faudra le mentionner dans la saisine CADA.
  
A noter que l'administration est tenue de transmettre toute demande envoyée au mauvais destinataire (et le non respect de cette obligation n'empêche pas de saisir la CADA par la suite).
+
Une nouveau dossier est créé dans la boite mail pour conserver cet accusé et tout mail échangé ultérieurement.
  
 +
== Saisine de la CADA ==
  
= Saisir la CADA =
+
En cas de refus, ou lorsque le délai d'un mois est écoulé, la carte trello passe dans la colonne "Action requise". Une saisine de la CADA est préparée sur le forum. Voir l'article sur la [[Processus_de_demande#Saisine_de_la_CADA|saisine de la CADA]].
  
La demande doit indiquer le nom d'une personne physique.
+
Le mail est adressé à l'adresse "cada (at) cada.fr" avec la mailing list "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.
  
== Modèle ==
+
La carte trello passe à la colonne "En attente de la CADA", il faut copier/coller l'email anonymisé envoyé à la CADA.
  
<blockquote>
+
== Recours devant le tribunal administratif ==
Monsieur le Président,
 
  
J'ai l'honneur de saisir votre Commission d'une demande d'avis sur le refus (implicite) opposé par la direction XXX à notre demande de publication en ligne de XXX.
+
D'après les statuts de l'association, le pouvoir de représenter l'association pour un recours peut être donné par décision du conseil d'administration. Les statuts et cette décision doivent être joints au mémoire introductif d'instance.
  
Vous trouverez plus bas la copie de notre demande de communication de document restée sans réponse pendant plus d'un mois.
+
Après l'envoi du mémoire introductif d'instance, la carte trello passe à la colonne "Recours au tribunal administratif". Les identifiants de suivi sur Sagace sont partagés sur le chat de l'association.
  
Dans l'attente de l'avis de votre Commission, je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l'assurance de ma considération distinguée.
+
= Utilisation des mails =
  
 +
* Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.
 +
* Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.
 +
* Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.
 +
* Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.
 +
* Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.
 +
* Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.
 +
* Le dossier "Sent" doit être vide.
  
M. XXX
+
L'accès aux mails est soumis aux règles suivantes :
 +
* La communication du mot de passe se décide en réunion mensuelle et figure au compte-rendu.
 +
* Le mot de passe est changé tous les 6 mois.
 +
* Pour réduire les risques de piratage, les membres utilisent le webmail de gandi. (Sauf Hérisson qui utilise Thunderbird sur un nombre limité de postes.)
  
pour l'association Ouvre-boîte
+
= Trello =
  
RNA W751238177
+
Une carte de la colonne "Action requise" qui n'est pas modifiée pendant un mois passe dans la colonne "Stand-by".
  
https://ouvre-boite.org
+
= Publicité des procédures =
  
23 rue Greneta
+
Afin de permettre à d'autres personnes de se baser sur nos demandes CADA, les échanges sont publiés :
</blockquote>
+
* les demandes initiales, les mails envoyés ou reçus et les saisines CADA sont copiés dans la carte trello du dossier correspondant
 +
* les avis CADA reçus et les mémoires (introductif d'instance, en défense, complémentaires) sont déposés sur le forum
  
 +
Seuls les identifiants de connexion à Sagace sont accessibles uniquement aux membres, sur le chat. Les noms des membres de l'association sont retirés des échanges.
  
= Faire un recours au Conseil d'Etat =
+
= Résumé des outils de communication utilisés par l'association =
  
S'inspirer (par exemple), du recours envoyé par Regards Citoyens.
+
* Landing page : https://ouvre-boite.org/
 +
* Wiki : https://wiki.ouvre-boite.org
 +
* Forum : https://forum.ouvre-boite.org/
 +
* DROP : https://ouvre-boite.org/drop.html
 +
* Trello : https://trello.com/b/xXuEziaf/saisines
 +
* Chat (privé) : https://chat.ouvre-boite.org
 +
* Framagit (partiellement privé) : https://framagit.org/ouvreboite
 +
* Github : https://github.com/ouvre-boite
 +
* Twitter : https://twitter.com/0uvreBoite
 +
* Mail : domaine @ouvre-boite.org
  
Le mémoire doit être accompagné d'une délibération de l'assemblée générale (sauf disposition dans les statuts autorisant le Conseil d'Administration à prendre cette décision) pour agir en justice et d'un mandat accordé à une personne physique pour représenter l'association.
+
[[Catégorie:Documentation]]

Version actuelle datée du 18 juillet 2019 à 16:22

Cette page décrit les règles sur lesquelles s'accordent l'ensemble des membres actifs de l'association dans le but de maximiser l'efficacité du traitement des dossiers :

  • optimiser le partage d'information
  • garantir le consensus des membres sur les décisions et les actions de l'association
  • réduire le risque d'erreurs

Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.

Demandes d'adhésions

Les demandes d'adhésions sont présentées sur le channel adhésions. Les membres disposent d'un délai minimal de 48h pour exprimer leur avis. Les avis exprimés sont effacés à l'issue du vote.

A l'issue du délai, un avis est présenté au Conseil d'Administration, positif si et seulement si la demande d'adhésion ne rencontre aucune opposition.

Conformément aux statuts, le Conseil d'Administration est libre de se conformer à l'avis ou non. L'avis est accepté si aucun membre du Conseil d'Administration n'a manifesté son opposition lors du délai mentionné précédemment.

En cas de demande d'adhésion acceptée, l'adresse mail du nouveau membre est ajoutée à la liste "membres (at) ouvre-boite.org".

Prises de décisions

Les décisions se prennent à l'unanimité des membres s'étant exprimés, lorsque c'est possible.

Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.

Tenue des réunions

Les réunions sont annoncées par mail un mois l'avance à l'ensemble des membres.

Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement. Les nouveaux sujets sont ajoutés à la fin de l'ordre du jour.

La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.

Le reste de la réunion est consacré à l'examen des sujets présents à l'ordre du jour.

Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le chat, par mail ou par pad.

Déroulement d'une demande

Cette partie décrit comment procéder à une demande au nom de l'association.

Création d'une carte trello

Lorsqu'une idée de demande est proposée, une carte trello est créée dans la colonne "Action requise" (si quelqu'un veut instruire la demande) ou "Stand-by" (si personne ne souhaite instruire la demande pour le moment).

Cette carte trello fera référence pour la chronologie de la procédure et l'ensemble des messages échangés. Surtout, la date de la prochaine échéance est constamment renseignée sur la carte trello (fonction "Due date").

Création d'un article sur le wiki

Lorsqu'un sujet est complexe, un article wiki permet de partager les informations nécessaires au déroulement de la demande : textes normatifs, documents, échanges passés...

Les articles sur les demandes en cours sont regroupées dans la catégorie "données". Pour cela, il faut rajouter la ligne suivante à la fin de l'article :

[[Catégorie:Données]]

Création d'un fil de discussion sur le forum

Le fil de discussion sur le forum sert à préparer les messages envoyés par l'association.

La carte trello, l'article wiki et le fil de discussion se référencent mutuellement :

  • dans l'entête de la carte trello
  • dans le chapô de l'article wiki
  • dans le premier message du fil de discussion

Instruction de la demande

L'étape la plus chronophage consiste à préparer une demande efficace et précise. Voir l'article détaillé sur la préparation d'une demande .

Le brouillon de la demande doit être visible de préférence une semaine (au minimum une journée) sur le forum pour permettre à chacun de faire des remarques. La carte trello est déplacée dans la colonne "Relecture pendant ce temps".

Envoyer la demande initiale

En cas d'envoi de la demande par mail, la demande est envoyé depuis l'adresse de l'association "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org" avec la liste "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.

Après avoir envoyé la demande, la carte trello rejoint la colonne "En attente d'accusé", jusqu'à ce que l'administration ait produit un accusé d'enregistrement électronique ou un accusé de réception. Dans ce cas, la carte passe à la colonne "En attente de l'administration".

Si elle ne renvoie jamais d'accusé, il faudra le mentionner dans la saisine CADA.

Une nouveau dossier est créé dans la boite mail pour conserver cet accusé et tout mail échangé ultérieurement.

Saisine de la CADA

En cas de refus, ou lorsque le délai d'un mois est écoulé, la carte trello passe dans la colonne "Action requise". Une saisine de la CADA est préparée sur le forum. Voir l'article sur la saisine de la CADA.

Le mail est adressé à l'adresse "cada (at) cada.fr" avec la mailing list "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.

La carte trello passe à la colonne "En attente de la CADA", il faut copier/coller l'email anonymisé envoyé à la CADA.

Recours devant le tribunal administratif

D'après les statuts de l'association, le pouvoir de représenter l'association pour un recours peut être donné par décision du conseil d'administration. Les statuts et cette décision doivent être joints au mémoire introductif d'instance.

Après l'envoi du mémoire introductif d'instance, la carte trello passe à la colonne "Recours au tribunal administratif". Les identifiants de suivi sur Sagace sont partagés sur le chat de l'association.

Utilisation des mails

  • Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.
  • Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.
  • Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.
  • Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.
  • Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.
  • Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.
  • Le dossier "Sent" doit être vide.

L'accès aux mails est soumis aux règles suivantes :

  • La communication du mot de passe se décide en réunion mensuelle et figure au compte-rendu.
  • Le mot de passe est changé tous les 6 mois.
  • Pour réduire les risques de piratage, les membres utilisent le webmail de gandi. (Sauf Hérisson qui utilise Thunderbird sur un nombre limité de postes.)

Trello

Une carte de la colonne "Action requise" qui n'est pas modifiée pendant un mois passe dans la colonne "Stand-by".

Publicité des procédures

Afin de permettre à d'autres personnes de se baser sur nos demandes CADA, les échanges sont publiés :

  • les demandes initiales, les mails envoyés ou reçus et les saisines CADA sont copiés dans la carte trello du dossier correspondant
  • les avis CADA reçus et les mémoires (introductif d'instance, en défense, complémentaires) sont déposés sur le forum

Seuls les identifiants de connexion à Sagace sont accessibles uniquement aux membres, sur le chat. Les noms des membres de l'association sont retirés des échanges.

Résumé des outils de communication utilisés par l'association