Bureaucratie

Cette page décrit les règles sur lesquelles s'accordent l'ensemble des membres actifs de l'association dans le but de maximiser l'efficacité du traitement des dossiers :

• optimiser le partage d'information
• garantir le consensus des membres sur les décisions et les actions de l'association
• réduire le risque d'erreurs

Cette page contient aussi des recettes et des modèles pour faciliter la contribution des membres.

Demandes d'adhésions

Les demandes d'adhésions sont présentées sur le channel adhésions. Les membres disposent d'un délai minimal de 48h pour exprimer leur avis. Les avis exprimés sont effacés à l'issue du vote.

A l'issue du délai, un avis est présenté au Conseil d'Administration, positif si et seulement si la demande d'adhésion ne rencontre aucune opposition.

Conformément aux statuts, le Conseil d'Administration est libre de se conformer à l'avis ou non. L'avis est accepté si aucun membre du Conseil d'Administration n'a manifesté son opposition lors du délai mentionné précédemment.

En cas de demande d'adhésion acceptée, l'adresse mail du nouveau membre est ajoutée à la liste "membres (at) ouvre-boite.org".

Prises de décisions

Les décisions se prennent à l'unanimité des membres s'étant exprimés, lorsque c'est possible.

Lorsque des désaccords persistent, un vote peut être proposé. Si tout les membres présents consentent au vote, la décision peut être prise à la majorité absolue.

Tenue des réunions

Les réunions sont annoncées par mail un mois l'avance à l'ensemble des membres.

Cette annonce contient un ordre du jour qui peut être complété ultérieurement. Les nouveaux sujets sont ajoutés à la fin de l'ordre du jour.

La réunion commence par l'annonce de l'ordre du jour.

Le reste de la réunion est consacré à l'examen des sujets présents à l'ordre du jour.

Les décisions sont consignées par écrit dans un compte rendu. Ce compte rendu est transmis dans la semaine, au moins aux membres inscrits sur le chat, par mail ou par pad.

Déroulement d'une demande

Cette partie décrit comment procéder à une demande au nom de l'association.

Création d'une carte trello

Lorsqu'une idée de demande est proposée, une carte trello est créée dans la colonne "Action requise" (si quelqu'un veut instruire la demande) ou "Stand-by" (si personne ne souhaite instruire la demande pour le moment).

Cette carte trello fera référence pour la chronologie de la procédure et l'ensemble des messages échangés. Surtout, la date de la prochaine échéance est constamment renseignée sur la carte trello (fonction "Due date").

Création d'un article sur le wiki

Lorsqu'un sujet est complexe, un article wiki permet de partager les informations nécessaires au déroulement de la demande : textes normatifs, documents, échanges passés...

Les articles sur les demandes en cours sont regroupées dans la catégorie "données". Pour cela, il faut rajouter la ligne suivante à la fin de l'article :

[[Catégorie:Données]]

Création d'un fil de discussion sur le forum

Le fil de discussion sur le forum sert à préparer les messages envoyés par l'association.

La carte trello, l'article wiki et le fil de discussion se référencent mutuellement :

• dans l'entête de la carte trello
• dans le chapô de l'article wiki
• dans le premier message du fil de discussion

Instruction de la demande

L'étape la plus chronophage consiste à préparer une demande efficace et précise :

• le document demandé doit être clairement mentionné, son existence doit être avérée
• la demande concerne-t-elle l'accès (sous quelles modalités : publication en ligne, gratuité, sans authentification ?) ou la réutilisation ?
• des secrets peuvent-t-ils être invoqués ? de la propriété intellectuelle ?

Une demande peut être rendue inutile par l'omission d'un élément (par exemple, nous avions oublié de demander la gratuité pour notre première demande à la DGAC).

Cependant, il n'est pas nécessaire d'être certain de la communicabilité du document demandé pour en faire la demande. L'avis de la CADA permettra d'éclaircir un éventuel point obscur.

Une demande peut être très simple dans sa forme :

À l'attention de XXX, PRADA de XXX

Objet : demande de publication de XXX

Bonjour,

Nous vous prions de bien vouloir publier en ligne XXX.

Nous vous prions d'agréer l'expression de nos salutations distinguées,

L'association Ouvre-boîte RNA W751238177 https://ouvre-boite.org

Pour des exemples de demandes, voir le trello.

Le brouillon de la demande doit être visible de préférence une semaine (au minimum une journée) sur le forum pour permettre à chacun de faire des remarques. La carte trello est déplacée dans la colonne "Relecture pendant ce temps".

Envoyer la demande initiale

La demande doit comporter le nom de l'association et son numéro RNA.

Par téléservices

Une demande adressée à une administration doit en principe être envoyée par téléservice (formulaire de contact) : une demande n'est pas valable si elle est envoyée par mail alors que l'administration dispose d'un téléservice. Les téléservices sont en principe référencés sur l'annuaire de l'administration.

Les formulaires demandent souvent plus d'informations que ce qui est nécessaire pour que la demande soit valable. En particulier, il n'est pas nécessaire de signer une demande faite par une association. Par exemple, on peut remplir ainsi ces cases de formulaire :

• Nom : Association Ouvre-boîte
• Prénom : Association Ouvre-boîte
• Société : Association Ouvre-boîte
• Téléphone : 01 44 88 58 20 (le téléphone de la maison des associations du 2e arrondissement de Paris)

Par mail

Si l'administration ne dispose pas de téléservice, alors la demande peut-être envoyée par mail, de préférence à une (ou des) adresse(s) mentionnées sur son site internet. Le mail est envoyé depuis l'adresse de l'association "ouvrez-moi (at) ouvre-boite.org" avec la liste "membres (at) ouvre-boite.org" en copie cachée.

Si aucun mail de l'administration n'est public, il est possible d'envoyer la demande à son ministère de tutelle.

NB : les adresses mail sont souvent "prenom.nom@domaine.gouv.fr" où "domaine" peut souvent se deviner.

A noter que l'administration est tenue de transmettre toute demande envoyée au mauvais destinataire (et le non respect de cette obligation n'empêche pas de saisir la CADA par la suite).

Accusé d'enregistrement électronique et accusé de réception

Après avoir envoyer la demande, la carte trello rejoint la colonne "En attente d'accusé", jusqu'à ce que l'administration ait produit un accusé d'enregistrement électronique ou un accusé de réception. Dans ce cas, la carte passe à la colonne "En attente de l'administration".

Si elle ne renvoie jamais d'accusé, il faudra le mentionner dans la saisine CADA.

Une nouveau dossier est créé dans la boite mail pour conserver cet accusé et tout mail échangé ultérieurement.

Saisine de la CADA

En cas de refus, ou lorsque le délai d'un mois est écoulé, la carte trello passe dans la colonne "Action requise". Une saisine de la CADA est préparée sur le forum.

La saisine doit indiquer le nom d'une personne physique, le numéro RNA et l'adresse de l'association. Elle doit contenir les échanges passés et justifier de la date de la demande initiale. Par exemple :

Monsieur le Président,

J'ai l'honneur de saisir votre Commission d'une demande d'avis sur le refus (implicite) opposé par XXX à notre demande de publication en ligne de XXX.

Vous trouverez plus bas la copie de notre demande de communication de document restée sans réponse pendant plus d'un mois ainsi que son accusé d'enregistrement électronique.

Dans l'attente de l'avis de votre Commission, je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l'assurance de ma considération distinguée.

M./Mme XXX pour l'association Ouvre-boîte RNA W751238177 23 rue Greneta, 75002 Paris https://ouvre-boite.org

La carte trello passe à la colonne "En attente de la CADA".

Recours devant le tribunal administratif

Dès deux mois après la saisine de la CADA, il est possible de présenter un recours pour excès de pouvoir. Il peut néanmoins être avantageux d'attendre l'avis de la CADA pour s'économiser du travail et présenter un mémoire plus solide.

En principe, le mémoire introductif d'instance ne fait que reprendre les éléments qui figurent sur l'avis de la CADA. Voir les exemples de recours déjà déposés.

D'après les statuts de l'association, le pouvoir de représenter l'association pour un recours peut être donné par décision du conseil d'administration. Les statuts et cette décision doivent être joints au mémoire introductif d'instance.

Le mémoire peut-être envoyé en 2 exemplaires par recommandé par la poste, ou déposé au greffe du tribunal. Le tribunal de Paris dispose d'un horodateur pour déposer un mémoire en dehors des heures d'ouverture du greffe. Dans ce cas, la première feuille de chaque exemple doit être passée dans l'ouverture de l'horodateur.

Archivage des mails

Chaque administration fait l'objet d'un dossier dans la boite mail. Un tel dossier contient les mails envoyés et reçus.

Le dossier "archive" contient les mails de test et les bounces.

Le dossier "association" contient les mails concernant l'association Ouvre-boîte.

Le dossier "CADA" contient les échanges avec la CADA transverses à plusieurs dossiers.

Le dossier "Drafts" contient les brouillons qui n'ont pas encore été validés.

Le dossier "Inbox" contient les mails qui n'ont pas encore été partagés sur le fil de discussion ou sur le trello.

Le dossier "Sent" doit être vide.

Faire un recours au Conseil d'Etat

S'inspirer (par exemple), du recours envoyé par Regards Citoyens.

Le mémoire doit être accompagné d'une délibération de l'assemblée générale (sauf disposition dans les statuts autorisant le Conseil d'Administration à prendre cette décision) pour agir en justice et d'un mandat accordé à une personne physique pour représenter l'association.